Ich kenne es so, wenn die Forderung an ein Inkassbüro abgetreten wurde, ist auch das Inkassobüro Dein Ansprechpartner. Eigenartig dass Dir das niemand im Shop bzw. am Telefon gesagt hat.
Es steht doch bestimmt auf der Forderung für was und welchen Zeitraum. Dann würde ich die Zahlungsbelege an das Inkassobüro einschicken, die zeigen dass Du das bereits rechtzeitig bezahlt hast.
Wichtig das Kundenportal ist kein wirklicher Beweis. Du brauchst die Belege der Post/Bank